+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Акт сожжения документов с истекшим сроком хранения

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению. Открыть и скачать онлайн.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля.

Акт сожжения документов с истекшим сроком хранения

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. У ничтожение документов — важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения.

Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия. Для того чтобы провести полноценную оценку документов, выделяемых к уничтожению, в состав экспертной комиссии желательно включать следующих сотрудников:. Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год.

Экспертная комиссия ЭК устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним актом готовит документы на уничтожение.

ЦЭК ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем ЦЭК ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. В соответствии со сроками, установленными приказом о проведении экспертизы ценности документов, работниками службы архива организации и ДОУ совместно с ЭК ежегодно проводится экспертиза ценности документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации и находящихся на хранении в архиве организации.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документов, подлежащих постоянному хранению, которые описываются в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации; в случае если организация является фондообразователем государственного архива, то вновь составленные описи подлежат также согласованию с ЭПК государственного архива, в который в дальнейшем дела будут переданы на постоянное хранение.

Особое внимание при этом необходимо уделять и документации по личному составу, так как данные документы передаются на государственное хранение в случае ликвидации организации. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению оформляются только после составления и утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.

Работа комиссии, как правило, начинается с выделения к уничтожению дел временного срока хранения, в которых в принципе не могут быть подшиты документы постоянного и долговременного хранения.

Но с целью исключения факта случайного уничтожения документов, подлежащих дальнейшему хранению, рекомендуется проводить полистную проверку дел. Если комиссией выявлено, что в дело подшиты документы, имеющие постоянные, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело расшивается в целях отбора на хранение документов с постоянными и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Выделенные из дел документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Для оставшихся документов временного хранения определяются сроки их хранения. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документам с истекшим сроком хранения, выделенным из данного дела, присваивается статус дела, под именем которого они будут включены в акт. Если при проведении экспертизы обнаружены документы постоянного срока хранения с повторяющейся информацией оригиналы, копии или дубликаты , то проводится проверка на наличие оригинальных документов, которые и подлежат дельнейшему хранению.

Остальные документы, как правило, уничтожаются. Если обнаружено несколько копий одного документа постоянного срока хранения, но оригинал не найден, то для последующего хранения оставляется одна копия как правило, лучшего качества или наиболее полная по содержанию , остальные копии выделяются к уничтожению.

К уничтожению также могут быть отобраны документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.

Мне приходилось читать акт с такого рода формулировкой: мешки бухгалтерских документов, не подлежащие распознанию. Это говорит о том, что архивы организаций чаще всего находятся в ужасных условиях и документы подвергаются воздействию внешней среды.

Упомянутый акт был составлен после очередного затопления кипятком архива, находящегося в подвале жилого дома. Экспертная комиссия выявляет точное количество документации, которую необходимо ликвидировать, кроме того, проводит взвешивание утилизируемых документов если в организации имеется такая возможность. Как правило, документы пачки, тюки, мешки с документами взвешиваются только в пункте вторсырья, в котором имеется соответствующее оборудование. После окончания работы оформляется акт о выделении документов к уничтожению.

Обратите внимание, что механическая переработка или сжигание архивных дел документов должны производиться до полной их переработки сжигания в присутствии членов комиссии. Для утилизации документов возможно привлечение специализированной организации.

Работа по выделению документов к уничтожению, как правило, проводится как в архиве организации, так и в структурных подразделениях, которые осуществляют текущее хранение документов. В структурных подразделениях ежегодно после завершения календарного года проводится работа, направленная на формирование и подготовку дел постоянного хранения для передачи в архив организации, а также на своевременное выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Хотелось бы отметить, что документы, срок хранения которых менее 5 лет, как правило, в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях до момента их утилизации. Архивом организации также проводится работа по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, приему дел, подлежащих уничтожению из структурных подразделений, составлению акта и организации вывоза документов на утилизацию.

Делопроизводитель структурного подразделения на основании номенклатуры дел, утвержденной на завершившийся календарный год, выделяет дела, подлежащие постоянному и долговременному хранению, оформляет дела в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций к передаче их на хранение в архив организации. На дела, срок хранения которых истек, составляется документ, на основании которого дела будут переданы в архив для включения в акт выделения к уничтожению документов.

Этим документом, как правило, является упрощенная форма утвержденного правилами акта. Акт подписывается делопроизводителем, его составившим, и утверждается руководителем структурного подразделения. Архивариус принимает из структурных подразделений дела с истекшими сроками хранения по акту, которые обязательно проверяются на предмет правильности включения дел в акт.

Дела, срок хранения которых, по мнению архивариуса или экспертной комиссии, еще не истек, возвращаются в структурные подразделения для дальнейшего хранения или оседают в архиве. Архивариусом также просматриваются описи дел, переданных на хранение в архив организации, выделяются дела, срок хранения которых истекает.

Выделенные таким образом дела изымаются из хранилищ или других мест хранения. Еще раз хотелось бы отметить, что выделение к уничтожению документов проводится только после утверждения описей дел постоянного и долговременного срока хранения!

Итак, дела сняты с полок, вынуты из сейфов и хранилищ! Что делать? Теперь эту массу дел необходимо упорядочить и описать, то есть составить акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Хорошо, если организация проводит уничтожение документов регулярно, то есть ежегодно. А при больших объемах документации и сравнительно небольших объемах архивных помещений такую работу целесообразно проводить два, а то и три раза в год. При составлении акта необходимо учитывать и тот факт, что описание дел, включаемых в акт, отличается от описания дел, вносимых в описи.

В акте не описывается каждое дело индивидуально, а указывается общее количество дел данного вида наименования и крайние сроки завершения дел в делопроизводстве. Например, в описи приказов по основной деятельности мы должны дать наименование каждого дела, указать его крайние даты, количество страниц дела и т. Вот и все. В акте дела располагаются в той последовательности, в которой они внесены в номенклатуру дел организации.

Эти две суммы должны обязательно совпадать. Еще учтите распространенную ошибку: в качестве основания в преамбуле акта часто указывают приказ, на основании которого проводятся работы, однако это неверно. Если внимательно читать Приложение 4 к Основным правилам работы организаций, то можно увидеть, что в преамбуле ссылка дается на перечень, на основании которого устанавливались сроки хранения документов она присутствует в подстрочном комментарии к той графе, куда следует вписывать документ-основание.

Да, сейчас возникла неопределенность с будущим Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом в году. Он признан судом не вступившим в силу из-за нарушения процедуры официального опубликования.

Тем более, что замены этому Перечню в устоявшейся технологии работы в сфере ДОУ и архивного дела пока нет! После проведения экспертизы ценности документов экспертная комиссия может принять решение о полном или частичном уничтожении архивных дел.

Иногда перед уничтожением создается электронный архив путем сканирования документов. При этом использование документов, выделенных к уничтожению, для хозяйственных нужд например, на черновики запрещено! Если принято решение о полной утилизации, то проводятся работы по разброшюровке дел, извлечению скрепок и других видов крепежа.

Например, если документы, скрепленные скобами, попадут в шредер, то они могут испортить аппарат. Если вы проводите работу по уничтожению документов не первый год и у вас в архиве идеальный порядок, то удобно изымать дела из хранилища только после утверждения акта и сразу же складывать их в тару — мешки или коробки. Итак, акт составлен. Он подписывается лицом, его составившим, согласовывается ЭК организации, о чем на акте делается соответствующая запись. Затем акт передается на утверждение руководителю организации, который несет полную ответственность за хранение документов.

Если организация является фондообразователем государственного архива, то акты утверждаются только после согласования описей дел постоянного хранения и дел по личному составу с ЭПК государственного архива, о чем на акте также делается соответствующая запись. Документы могут уничтожаться на территории компании или транспортироваться с погрузкой.

Для исключения утери документов они должны быть упакованы. При этом осуществлять доставку и погрузку документов может как ваша компания, так и специализированная организация, занимающаяся уничтожением документов. В любом случае присутствие специалистов вашей компании обязательно при погрузке документов и при самой процедуре уничтожения, поскольку требуется соблюдение конфиденциальности.

Обратите внимание, что некоторые компании специализируются на вывозе макулатуры и ее последующей переработке и, соответственно, выполняют большие объемы работы бесплатно, прибыль они получают за счет передачи бумажной массы на производство , а другие — именно на конфиденциальности и высокой степени надежности.

Документы, которые в силу Перечня типовых управленческих документов, а также других законодательных и нормативных актов должны храниться постоянно, подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным положением об Архивном фонде РФ. Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то хранить их она должна самостоятельно.

Документы, отобранные экспертной комиссией организации на постоянное или длительное хранение, описываются. Описи годовые разделы описей на документы постоянного хранения составляются в 4 экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и утверждаются руководителем организации.

Если организация является фондообразователем государственного архива, то составленные и утвержденные в организации описи дел в обязательном порядке направляются на утверждение архивному органу ЭПК государственного или муниципального архива. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в государственный или муниципальный архив в качестве контрольного документа, по которому документы будут приниматься на хранение.

Основным документом, в соответствии с которым осуществляется уничтожение документов, является акт о выделении документов к уничтожению. В общем виде это список разновидностей документов, предлагаемых к уничтожению, с указанием их количества см.

Пример 2. Типовая форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждена решением коллегии Росархива и является приложением 4 к Основным правилам работы архивов организаций. У акта множество дат. Они показывают хронологию событий. Объясним ее, используя условные обозначения:.

Уничтожаем документы с истекшим сроком хранения

Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов. Вопросы хранения документов бухгалтерского учета мы рассматривали в нашей отдельной консультации. Об утилизации бухгалтерских документов расскажем в нашем материале. Считается, что до уничтожения документов в организации должна быть произведена экспертиза их ценности. Она проводится назначаемой руководителем организации экспертной комиссией. Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения. Проверка ценности документов должна производиться ежегодно п.

Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

Упорядочение документов. Экспертиза ценности документов. Разработка номенклатуры дел. Архивная обработка документов.

Процедура оформления акта по уничтожению документов включает проверку обязательных операций. К ним относят: - включение в данный акт отдельной позицией попозиционно каждого подготовленного для уничтожения документа, дела или тома, находящегося традиционно на бумагоносителе либо иных носителях, например, магнитных - внесение в акт итоговой записи с проставлением подписи сотрудников, участвующих в составлении данного акта - проверка на наличие и комплектность документации, находящееся в составе акта - проверка согласования акта об уничтожении документации с должностными лицами данного предприятия организации, фирмы , а также наличия подписей членов экспертной комиссии и утверждения первым руководителем предприятия организации, фирмы. Процедура, согласно которой происходит уничтожение документов по акту состоит из: - проверки на наличие документов, томов, дел, дисков, дискет и подобных носителей, занесенных в акт, специально назначенной для этих целей комиссией проверяется комплектность и соответствие записям акта - физическая ликвидация членами комиссии документации в виде бумажных, магнитных и других носителей информации с внесением записей в учетные формы носителей информации, документов и в акт об уничтожении с проставлением росписи каждого члена комиссии - фактическая ликвидация документации, срок хранения которой пришел к концу происходит сразу после того, как будут утверждены описи дел длительного или постоянного хранения, согласно соответствующему периоду времени.

Уничтожение документов производится после проведения экспертизы ценности документов. Проводится обработка документации и отбор дел с истекшим сроком хранения.

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности ч. В соответствии с разъяснениями Минфина России письма Минфина России от

Образец акта об уничтожении документов

Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно. Поэтому очень удобно иметь перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы. В предыдущей статье на эту тему приведены пошаговые действия. Ниже дается образец акта, который можно будет скачать в формате doc.

Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов. Вопросы хранения документов бухгалтерского учета мы рассматривали в нашей отдельной консультации. Об утилизации бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.

Уничтожение документов

На основании представленных структурными подразделениями перечней списков дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве предприятия составляют акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ далее — Акт. Такой Акт составляют в 2 экземплярах , как правило, на дела всего предприятия. При этом, если в Акте указаны дела нескольких структурных подразделений, их наименования указывают перед группой заголовков дел этого подразделения. Названия однородных дел, отобранных к уничтожению, вносят в Акт под общим заголовком с указанием количества дел, включенных в каждую группу. Обратите внимание: дела включают в Акт, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен Акт. Например, дела с 3-летним сроком хранения, законченные в году, могут включаться в Акт, который будет составлен не ранее 1 января года с учетом примечаний, указанных в соответствующих перечнях документов со сроками хранения. Одобренные ЭК предприятия акты подают на рассмотрение ЭПК ЭК государственного архивного учреждения, ЭК архивного отдела горсовета, в зоне комплектования которого находится предприятие.

.

Предлагаем уничтожение документов с составлением описи и акта на списание архивной документации путем сожжения или измельчения в После выделения дел с истёкшим сроком хранения составляется Акт об уничтожении.

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Никодим

    Семенченко Семен Ігорович (VIII скликання)

  2. clicruselan

    А налог на сворованные деньги из казны?

  3. edconkatu

    Здравствуйте. Занимаюсь профессионально ремонтом. Соблюдаю все законы и ограничения. Но все равно постоянно конфликты: у кого то ребенок ближе к вечеру спит; кто то работает по ночам. Ладно, это все улаживаемо и т.д. хотя есть дебилы, которые без разговоров и тому подобному двери царапали (200т.р. , на стенах писали, и т.д. такой вопрос интересен! На счёт строительного мусора. В постановлении от Госстроя 27 сентября 2003 номер. 3.7.15. и т.д. и т.п. если площадка для выноса мусора есть контейнер, пухто, огороженная и т.д. предназначенная для вывоза мусора в т.ч . строительного , можно ли туда выкидывать стоительный мусор? Я часто с разными управляющими компаниями сталкиваюсь. У многих есть условия для этого, и идут на встречу мол выкидывайте,мы только за . Кто то при том что есть контейнер все равно требуют самостоятельный вывоз. А ещё кто разрешает выкидывать крупную мебель, но не разрешает выкидывать строительный мусор в небольшом количестве. Все ссылаются на какие-то внутренние правила и собственные ограничения. Я понимаю все, но если сосед выкинул два дивана, три шкафа и ещё много чего, и все не влезло в контейнере ему за это ни чего не присуждают. Я выкладываю три мешка строительного боя меня просят оплатить весь контейнер из-за того , что мусор строительный. Как бороться с этим? Сколько и куда выкидывать можно, что бы до обсурда не доходило на три мешка вызываем газель за 6000руб ? Будь у меня дома конфликты все бы проще. Но заказчики не хотят связываться с управляющей. Как строителю свои права на такой простой вопрос, как выброс мусора, отстоять? P.s. с телефона без грамматики

  4. idotcan

    Не помнимаю, почему у нас такая дорогая растаможка? Раньше, при кровавом диктаторе , мы как-бы защищали отечественного производителя автоЗАЗ. Теперь мы кого защищаем?